Il existe plusieurs cas où une organisation bénéficierait de l'utilisation des services d'impression gérés (MSP). Cet article court examine certains des aspects les plus bénéfiques de l'utilisation des MSP pour votre bureau :

Économies de Coûts

En tête de liste des priorités de chaque organisation se trouve l'économie d'argent. Les coûts d'impression sont souvent négligés, mais ils peuvent rapidement s'accumuler. Entre les toners, le papier, les travaux de maintenance et l'entretien, environ 1 à 3 % des revenus annuels totaux d'une entreprise moyenne sont consacrés à la génération de documents et de formulaires. En utilisant simplement les MSP, vous pourriez économiser jusqu'à 30 % de l'argent que votre organisation dépense pour la production de documents.

Augmenter l'Efficacité

Un coût plus difficile à évaluer est le temps que vos employés passent soit retardés par une machine nécessitant des réparations, soit à remplir votre imprimante actuelle. Selon le secteur d'activité, ils peuvent également passer un temps considérable à se rendre à l'imprimante, à se connecter à l'imprimante et/ou à résoudre les problèmes de connexion. Pour toutes ces raisons et plus encore, un service d'impression géré peut aider à faire gagner beaucoup de temps et de frustration à votre personnel en prenant en charge le processus d'impression pour eux.

Réduction des Coûts de Maintenance

Si votre bureau a besoin de copies de formulaires uniques (tels que des documents remplis numériquement), vous pourriez encore avoir besoin d'une imprimante interne pour certains travaux d'impression. Mais, même ainsi, en externalisant la majorité de vos besoins d'impression, votre bureau pourra économiser de nombreuses façons. Par exemple, avec une utilisation réduite, votre imprimante nécessitera moins de maintenance, réduisant ainsi les coûts d'entretien continus et prolongeant sa durée de vie.

C'est Plus Écologique

Être « écoresponsable » est très en vogue aujourd'hui, et bien que les efforts pour devenir plus écologique puissent parfois augmenter les coûts ou réduire l'efficacité, les MSP ont l'effet inverse. Toute entreprise qui choisit d'utiliser les MSP réduit son impact global sur l'environnement, car les MSP consolideront les appareils (réduisant la consommation d'électricité) et aideront à réduire le gaspillage de fournitures et l'utilisation de papier.

Conseils

Lors de la sélection du bon service d'impression géré pour votre bureau, considérez leurs tarifs et leur mode de facturation. La plupart factureront soit un tarif de base + par page, soit uniquement par page. Certaines entreprises utilisent également un système de niveaux mensuels qui vous permet de faire un certain nombre de copies avant qu'un frais supplémentaire ne soit appliqué. Si vous êtes intéressé par le calcul de vos économies potentielles, vous devez d'abord savoir combien vous dépensez actuellement. Pour ce faire, vous devez calculer votre TCO, ou Coût Total de Possession pour les imprimantes de votre bureau. Vous pouvez également trouver des outils gratuits pour estimer par secteur combien vous dépensez en impression interne chaque mois. Pour tirer le meilleur parti des MSP, vous devriez examiner tous les formulaires et matériaux que votre bureau imprime régulièrement pour estimer l'utilisation de vos systèmes d'impression actuels. La majorité de vos besoins en impression pourraient facilement être externalisés.